Niet elke brief is hetzelfde
Een verzoek om aanvullende gegevens is routine en hoort bij het werk van de accountant of de belastingadviseur. Een aankondiging van een boekenonderzoek dat verder gaat dan het opvragen van stukken is dat niet. Op dat moment verandert de aard van de zaak: het gaat niet meer om vastleggen wat er gebeurd is, maar om een geschil met een tegenpartij.
Het verschil dat daarbij telt is in de dagelijkse praktijk onzichtbaar. Een advocaat heeft een wettelijk verschoningsrecht, een accountant of belastingadviseur heeft dat niet in dezelfde vorm. Correspondentie over de zwakke plekken van een standpunt ligt bij die twee dus juridisch verschillend.
De momenten die er echt uit springen
Een aangekondigde vergrijpboete is er een. Daarbij speelt opzet of grove schuld, en dat is een verwijt aan een persoon en niet alleen een correctie op een aangifte.
Een navorderingsaanslag over meerdere jaren is de tweede. De omvang is dan vaak groter dan het lopende jaar en de bewijsvoering gaat over een periode die niemand nog scherp voor ogen heeft.
De derde is een informatiebeschikking. Die verschuift de bewijslast, en dat is een juridisch gevolg dat in de brief zelf zelden zo duidelijk staat. Wat daarbij komt kijken staat bij Huygen Lammers Advocaten.
Termijnen zijn het echte risico
Fiscale procedures kennen strikte termijnen die niet meebewegen met de agenda van de ondernemer. Een bezwaartermijn van zes weken is hard, en een te laat ingediend bezwaar wordt niet-ontvankelijk verklaard, hoe sterk het inhoudelijke standpunt ook is.
In de praktijk gaat het daar vaker mis dan op de inhoud. Post die op een oud adres binnenkomt, een aanslag die tijdens een vakantieperiode op de stapel belandt, of de aanname dat een telefoontje naar de inspecteur de termijn opschort. Dat laatste is niet zo: alleen een tijdig en schriftelijk bezwaar telt.
Wat je in de eerste week wel en niet doet
Wel: de datum op de brief noteren en de uiterste reactiedatum in de agenda zetten. Wel: nagaan welke stukken gevraagd worden en of die er zijn. Wel: intern vastleggen wie waarover contact heeft.
Niet: uit beleefdheid alvast mondeling toelichten hoe iets is gelopen. Wat er in een eerste gesprek met de inspecteur gezegd wordt, is achteraf aanzienlijk lastiger recht te zetten dan het vooraf goed inrichten. Beperk je in die fase tot het aanleveren van wat gevraagd is.
Samenwerken in plaats van vervangen
De verstandigste opzet is niet kiezen maar combineren. De accountant kent de cijfers, de historie en de administratieve context, en die kennis is in een procedure onmisbaar. De advocaat voert de procedure, bewaakt de termijnen en bepaalt wat er wel en niet op schrift gaat. Meer over de fiscale procespraktijk staat op huygenlammersadvocaten.nl.